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Verordnung des ETH-Rates über das Personal im Bereich der Eidgenössischen Technischen Hochschulen
6. Kapitel

Schlussbestimmungen
1. Abschnitt

Schutz von Personen- und Gesundheitsdaten
(Art. 27, 28 Abs. 3 und 4 BPG)

Zuständigkeiten


Art. 59
1 Die beiden ETH und die Forschungsanstalten sorgen für die Einhaltung der Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19921 über den Datenschutz (DSG) und der Verordnung vom 14. Juni 19932 zum Bundesgesetz über den Datenschutz (VDSG).
2 Die beiden ETH und die Forschungsanstalten bestimmen für ihren Bereich die zuständigen Stellen für die Bearbeitung:
a. der allgemeinen Personaldossiers;
b. von Persönlichkeitsprofilen (Art. 3 Bst. d DSG);
c. der Daten über Sozialmassnahmen;
d. der Daten über betreibungsrechtliche Massnahmen;
e. der Daten über strafrechtliche Massnahmen;
f. der Daten über administrative Massnahmen.
3 Die Angestellten oder die Personalverbände, die sie vertreten, werden vorgängig zur Einführung oder zu einer Änderung eines Systems oder einer Datensammlung angehört.
4 Die beiden ETH und die Forschungsanstalten melden sämtliche Datensammlungen vor deren Eröffnung selbständig beim Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten3 zur Registrierung an (Art. 11 DSG, Art. 3 VDSG).

Bearbeitungsgrundsätze


Art. 60
1 Daten nach Artikel 59 Absatz 2 Buchstaben c-f dürfen nur bearbeitet werden, soweit dafür eine betriebliche Notwendigkeit besteht.
2 Persönlichkeitsprofile dürfen nur bearbeitet werden, wenn sie für die Personalentwicklung notwendig sind und die betroffenen Personen schriftlich zugestimmt haben.
3 Über die Daten nach Artikel 59 Absatz 2 Buchstaben b bis f hinaus dürfen besonders schützenswerte Personendaten nur in Ausnahmefällen bearbeitet werden, wenn sie für die Personalentwicklung notwendig sind und die betroffenen Personen schriftlich zugestimmt haben.
4 Die Daten sind nur der zuständigen Stelle nach Artikel 59 Absatz 2 zugänglich. Datensammlungen in Papierform sind unter Verschluss zu halten.
5 Für die Aufbewahrung der Daten gelten folgende Fristen:
a. für die allgemeinen Personaldossiers: zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
b. für die Dossiers von Aushilfspersonal: zwei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
c. für Daten über Sozialmassnahmen, administrative, betreibungs- und strafrechtliche Massnahmen: fünf Jahre nach Umsetzung der Massnahme;
d. für Persönlichkeitsprofile: fünf Jahre nach Erhebung der Daten wenn die betroffene Person nicht einer längeren Aufbewahrung schriftlich zugestimmt hat.
6 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nach den Artikeln 21 und 22 DSG4 zu verfahren. In begründeten Einzelfällen kann der ETH-Rat auf Antrag der zuständigen Stelle die Fristen nach Absatz 5 verlängern.
7 Die beiden ETH und die Forschungsanstalten regeln für ihr Personal die Einzelheiten. Sie legen die Sicherheitsmassnahmen für die elektronischen Datensammlungen fest. Dabei kann mit Ausnahme von besonders schützenswerten Personendaten im Sinne von Artikel 3 Buchstabe c DSG und von Persönlichkeitsprofilen nach Artikel 3 Buchstabe d DSG der Datenzugriff im Abrufverfahren vorgesehen werden für:
a. die Zentrale Ausgleichsstelle der Alters- und Hinterlassenenversicherung zwecks Aktualisierung der individuellen Konten;
b. …5
c. die Pensionskasse des Bundes zwecks Aktualisierung der individuellen Konten des Personals;
d. die Post zwecks Überweisung der Löhne des Personals.

Gesundheitsdaten


Art. 61
1 Die medizinischen Akten enthalten den Anstellungsfragebogen, die Arztberichte und -zeugnisse sowie die Beurteilungen des ärztlichen Dienstes, die für die Eignungsbeurteilung der Angestellten bei der Anstellung und während dem Arbeitsverhältnis notwendig sind. Die medizinischen Akten werden beim ärztlichen Dienst nach Artikel 47 aufbewahrt.
2 Die medizinischen Akten werden in Papierform gesammelt. Gewisse Daten, wie beispielsweise der Name der angestellten Person und die Diagnose, können zwecks Fakturierung oder im Hinblick auf die Erhebung statistischer Daten in automatisierter Form bearbeitet werden.
3 Das automatisierte Bearbeitungssystem medizinischer Daten muss ein geschlossenes System sein; es darf an kein anderes elektronisches Datenverarbeitungssystem angeschlossen sein.
4 Dem Personaldienst wird nur die Beurteilung des ärztlichen Dienstes weitergegeben. Der Inhalt der medizinischen Akten wird dem Personaldienst oder Dritten nur dann weitergegeben, wenn die Betroffenen ihre Einwilligung erteilt haben. Der ETH-Rat kann die Ermächtigung zur Weitergabe von Gesundheitsdaten erteilen, wenn keine Zustimmung der betroffenen Person vorliegt.


1 SR 235.1
2 SR 235.11
3 Die Bezeichnung der Verwaltungseinheit wurde in Anwendung von Art. 16 Abs. 3 der Publikationsverordnung vom 17. Nov. 2004 (SR 170.512.1) angepasst.
4 SR 235.1
5 Aufgehoben durch Ziff. I der V des ETH-Rates vom 11. Dez. 2008, vom BR genehmigt am 18. Febr. 2009 und mit Wirkung seit 1. Jan. 2009 (AS 2009 809).

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