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Reglement der Kassenkommission PUBLICA für das Personal der Pensionskasse des Bundes PUBLICA
9. Abschnitt

Schutz von Personen- und Gesundheitsdaten


Grundsätze


Art. 36

1 PUBLICA kann zum Zweck der Personalführung Datensammlungen mit Personen- und Gesundheitsdaten ihrer Mitarbeitenden führen.
2 Der Bereich HR und die direkten Vorgesetzten sind Inhaber der Datensammlungen.
3 Sie tragen die Verantwortung für die von ihnen bearbeiteten Daten.
4 Die Direktion führt die Liste der Datensammlungen. Diese Liste wird den Mitarbeitenden zur Kenntnis gebracht.
5 Die Mitarbeitenden oder die Personalverbände (Art. 57), die sie vertreten, werden vor der Einführung oder der Änderung einer Datensammlung angehört.

Auskunftsrecht und Datenberichtigung


Art. 37

1 Die Mitarbeitenden können über die Daten Auskunft verlangen, die über sie in einer bestimmten Datensammlung enthalten sind. Die Auskunft wird kostenlos erteilt.
2 Die Mitarbeitenden können schriftlich Dritte ermächtigen, ihr Dossier einzusehen oder Auskunft über Daten, die über sie bearbeitet werden, einzuholen.
3 Ergibt sich, dass Daten unrichtig oder unvollständig sind oder dass sie dem Zweck der Bearbeitung nicht entsprechen, so müssen die Inhaber der Datensammlung sie umgehend berichtigen oder vernichten.
4 Die Bestimmungen der Datenschutzgesetzgebung über das Auskunftsrecht bleiben vorbehalten.

Veröffentlichung und Weitergabe von Daten


Art. 38

1 Daten aus der Privatsphäre einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters dürfen im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett nur veröffentlicht werden, wenn eine schriftliche Zustimmung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters vorliegt.
2 An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, an Bank- und Kreditinstitute oder an Vermieterinnen und Vermieter, dürfen Daten nur mit schriftlicher Zustimmung der betreffenden Mitarbeiterin oder des betreffenden Mitarbeiters weitergegeben werden. Die Zustimmung gilt als gegeben, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter PUBLICA als Referenz zur Auskunftserteilung bezeichnet hat.
3 Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für den Zweck oder Anfrage notwendige Information.

Bearbeitungsgrundsätze


Art. 39

1 Der Bereich HR bearbeitet die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Daten, insbesondere Informationen aus den Bewerbungsunterlagen, dem Arbeitsvertrag, der Stellenbeschreibung und den Personalbeurteilungsformularen, sowie die auf einer Personalbeurteilung beruhenden Entscheide, die Abwesenheiten, die Arztzeugnisse, die Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Abklärungstests zur Potenzialerfassung sowie die Auszüge aus öffentlichen Registern.
2 Die Vorgesetzten bearbeiten die zur Erfüllung ihrer Beurteilungsaufgaben notwendigen Daten, insbesondere die Zielvereinbarungs- und Leistungsbeurteilungsformulare und die Daten zu Lohnanpassungen, die aufgrund individueller Leistung vorgenommen werden.
3 Persönlichkeitstests oder Abklärungstests zur Potenzialerfassung, die der Einschätzung der Fähigkeiten sowie des beruflichen und persönlichen Potenzials der Mitarbeitenden dienen, dürfen nur mit deren Einwilligung durchgeführt werden.
4 Die Mitarbeitenden müssen zuvor über den Zweck des Tests informiert werden sowie über die Verwendung der Ergebnisse und den Personenkreis, der von den Testresultaten in Kenntnis gesetzt wird.
5 Für die Aufbewahrung der Daten gelten folgende Fristen:
a. für die allgemeinen Personaldossiers: zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
b. für Daten über Sozialmassnahmen, administrative, betreibungs- und strafrechtliche Massnahmen: fünf Jahre nach Umsetzung der Massnahme;
c. für Persönlichkeitsprofile: fünf Jahre nach Erhebung der Daten, wenn die betroffene Person nicht einer längeren Aufbewahrungsfrist schriftlich zugestimmt hat;
d. für die Ergebnisse von Persönlichkeits- oder Abklärungstests zur Potenzialerfassung: fünf Jahre nach dem Test.
6 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nach Artikel 21 des Datenschutzgesetzes vom 19. Juni 19921 (DSG) zu verfahren.
7 Daten von nicht berücksichtigten Stellenbewerberinnen und Stellenbewerbern werden mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens ohne anderslautende Vereinbarung innerhalb von drei Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückgesandt; vorbehalten bleiben anderslautende Vereinbarungen mit Stellenbewerberinnen und Stellenbewerbern. Sie können länger aufbewahrt werden, wenn sie für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungsgesetzes vom 24. März 19952 benötigt werden.

Datenzugriff im Abrufverfahren


Art. 40

Mit Ausnahme von besonders schützenswerten Personendaten im Sinne von Artikel 3 Buchstabe c DSG3 und von Persönlichkeitsprofilen nach Artikel 3 Buchstabe d DSG kann der Datenzugriff im Abrufverfahren vorgesehen werden für:
a. die Zentrale Ausgleichsstelle der Alters- und Hinterlassenenversicherung zwecks Aktualisierung der individuellen Konten;
b. die Pensionskasse des Bundes PUBLICA zwecks Aktualisierung der individuellen Konten des Personals;
c. das Finanzinstitut von PUBLICA zwecks Überweisung der Löhne des Personals.

Datensicherheit


Art. 41

1 Die in Papierform gesammelten Daten sind unter Verschluss zu halten.
2 PUBLICA führt ein eigenes Personalinformationssystem, das Daten über die Angestellten und ehemaligen Angestellten von PUBLICA enthält. Gestützt auf Artikel 16 der Verordnung vom 14. Juni 19934 zum Bundesgesetz über den Datenschutz hat PUBLICA diese Datensammlung dem eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten gemeldet.

Personalinformationssystem


Art. 42

1 Das Personalinformationssystem dient folgenden Zwecken:
a. die Daten über die Mitarbeitenden zentral zu verwalten und einheitlich zu bewirtschaften;
b. die Lohndaten zu bearbeiten und Evaluationen, Budgetsimulationen und Personalkostenplanungen durchzuführen;
c. die Verwaltung der Personaldaten in das Finanz- und Rechnungswesen zu integrieren;
d. im Einvernehmen mit den Mitarbeitenden Daten zu verwalten, die für die Managemententwicklung relevant sind.
2 Das Personalinformationssystem enthält die folgenden besonders schützenswerten persönlichen Daten der Mitarbeitenden:
a. die Staatsangehörigkeit;
b. die medizinisch bedingte Pensionierung;
c. den Mutterschaftsurlaub;
d. die Leistungsbeurteilungsstufe;
e. die Staatsangehörigkeit der Familienmitglieder.
3 Der Bereich HR führt und pflegt das Personalinformationssystem.
4 Die zuständigen Mitarbeitenden des Bereichs HR haben Zugriff auf die Daten des Personalinformationssystems und dürfen sie bearbeiten.

Medizinische Akten


Art. 43

1 Die medizinischen Akten enthalten die Untersuchungsergebnisse und die Beurteilungen der Vertrauensärztin oder des Vertrauensarztes von PUBLICA, die für die Eignungsbeurteilung der Mitarbeitenden während des Arbeitsverhältnisses oder im Zusammenhang mit der Lohnfortzahlungspflicht nach Artikel 20 notwendig sind. Die medizinischen Akten werden bei der Vertrauensärztin oder beim Vertrauensarzt aufbewahrt.
2 Die Gesundheitsdaten werden in Papierform gesammelt. Zur Fakturierung oder im Hinblick auf die Erhebung statistischer Daten können die dafür nötigen Daten, beispielsweise der Name der angestellten Person, in automatisierter Form bearbeitet werden. Das automatisierte Bearbeitungssystem medizinischer Daten muss ein geschlossenes System sein; es darf an kein anderes elektronisches Datenverarbeitungssystem angeschlossen sein.
3 Das Auskunftsrecht der Mitarbeitenden richtet sich nach Artikel 37. Ist die Vertrauensärztin oder der Vertrauensarzt von PUBLICA der Auffassung, der Inhalt der medizinischen Akten könnte der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter schaden, so können die darin enthaltenen Daten der Vertrauensärztin oder dem Vertrauensarzt mitgeteilt werden, die oder der von der Mitarbeiterin oder vom Mitarbeiter bezeichnet wurde.
4 Dem Bereich HR wird nur die Beurteilung der Vertrauensärztin oder des Vertrauensarztes von PUBLICA weitergegeben.5 Der Inhalt der medizinischen Akten wird dem Bereich HR oder Dritten nur dann weitergegeben, wenn die betroffene Person ihre schriftliche Einwilligung erteilt hat. Die Direktion kann die Ermächtigung zur Weitergabe von Gesundheitsdaten erteilen, wenn keine Zustimmung der betroffenen Person vorliegt (Art. 28 Abs. 3 und 4 BPG).


1 SR 235.1
2 SR 151.1
3 SR 235.1
4 SR 235.11
5 Berichtigung vom 21. Juni 2016 (AS 2016 2259).

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