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Finanzhaushaltverordnung
3. Kapitel

Finanzielle Führung auf Verwaltungsebene

3. Abschnitt

Interne Kontrolle


Internes Kontrollsystem


Art. 36

(Art. 39 FHG)
1 Das interne Kontrollsystem umfasst regulatorische, organisatorische und technische Massnahmen.
2 Die Finanzverwaltung erlässt im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle und nach Rücksprache mit den Departementen die erforderlichen Weisungen.
3 Die Direktoren und Direktorinnen der Verwaltungseinheiten sind verantwortlich für die Einführung, den Einsatz und die Überwachung des Kontrollsystems in ihrem Zuständigkeitsbereich.

Unterschriftenregelung bei Rechnungsbelegen


Art. 371

(Art. 39 FHG)
1 Rechnungsbelege Dritter oder anderer Verwaltungseinheiten werden mit Doppelunterschrift genehmigt; die Finanzverwaltung kann Auslandvertretungen die Bewilligung zur Einzelunterschrift erteilen.
2 Eine Einzelunterschrift genügt:
a. bei einer systemgestützten Abwicklung von Bestellung und Rechnung, wenn:
1. die Bestellung mit Doppelunterschrift erfolgt,
2. der Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung im System durchgeführt wird, und
3. die mengen- und betragsmässige Abweichung zwischen Bestellung und Rechnung innerhalb der Toleranzgrenzen liegt;
b. bei einem Leistungsbezug, der mit einer anderen Verwaltungseinheit vereinbart wurde;
c. bei einer Rechnung mit einem Gesamtbetrag unter 500 Franken;
d.2 für die Genehmigung einer Spesenabrechnung.
2bis Die Verwaltungseinheiten prüfen monatlich anhand eines Journalauszugs den Gesamtbetrag der für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter genehmigten Spesenabrechnungen auf seine Plausibilität.3
3 Die Finanzverwaltung erlässt im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle Weisungen zu den Toleranzgrenzen nach Absatz 2 Buchstabe a Ziffer 3.
4 Keine Unterschrift ist erforderlich, wenn die Voraussetzungen gemäss Absatz 2 Buchstabe a erfüllt sind und zusätzlich der Wareneingang:
a. geprüft sowie wert- und mengenmässig im System erfasst ist; und
b. in den systemgestützten Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung einbezogen wird.
5 Wer die Rechnungsbelege unterzeichnet, bestätigt damit deren formelle und materielle Richtigkeit.

Unterschriftenregelung bei der Freigabe von Zahlungsanweisungen und bei Vergütungen im verwaltungsinternen Verkehr


Art. 37a4

(Art. 39 FHG)
1 Die Freigabe von Zahlungsanweisungen an das zentrale Rechnungswesen zugunsten Dritter oder von Vergütungen zugunsten anderer Verwaltungseinheiten erfordert eine Doppelunterschrift.
2 Für systemgestützte Vergütungen zwischen Verwaltungseinheiten genügt die Genehmigung der Rechnungsbelege durch den Leistungsbezüger.
3 Wer Zahlungsanweisungen unterzeichnet, bestätigt damit deren formelle Richtigkeit.
4 Die Kompetenz zur Freigabe von Zahlungsanweisungen kann an ein Dienstleistungszentrum der Bundesverwaltung delegiert werden.

Elektronische Genehmigung und Freigabe im verwaltungsinternen Verkehr


Art. 37b5

Die elektronische Genehmigung und Freigabe von Rechnungsbelegen, Zahlungsanweisungen und Vergütungen im verwaltungsinternen Verkehr ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, wenn:
a. die Identifizierung, Authentisierung und Autorisierung der Personen, die Genehmigungen erteilen beziehungsweise Freigaben bewilligen, gewährleistet sind;
b. die Genehmigung nachvollziehbar ist; und
c. die Integrität der Daten über erfasste Belege und der dokumentierten Genehmigungsvorgänge sichergestellt ist.

Zuständigkeiten bei Belegen und Zahlungsanweisungen


Art. 38

(Art. 39 FHG)
1 Die Direktoren und Direktorinnen der Verwaltungseinheiten bestimmen, wer zuständig ist:
a. zur Erfassung und zur Unterzeichnung von Belegen;
b. zur Freigabe und zur Unterzeichnung von Zahlungsanweisungen.
2 Die Namen, Unterschriften und elektronischen Identifikationen der Zeichnungsberechtigten für Zahlungsanweisungen sind der Finanzverwaltung zuzustellen.

Unterzeichnung und Bestätigung der Jahresabschlüsse


Art. 39

(Art. 39 FHG)
1 Die Direktoren und Direktorinnen unterzeichnen zusammen mit den Finanzverantwortlichen den Jahresabschluss ihrer Verwaltungseinheit mit Erfolgsrechnung und Bilanz und stellen ihn der Finanzverwaltung und der Finanzkontrolle zu.
2 Der Vorsteher oder die Vorsteherin des Eidgenössischen Finanzdepartementes (Finanzdepartement) und der Direktor oder die Direktorin der Finanzverwaltung bestätigen der Finanzkontrolle, dass die Jahresrechnung des Bundes nach den gesetzlichen Vorschriften erstellt und abgeschlossen wurde und dass sie die Vermögens-, die Finanz- und die Ertragslage den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend darstellt.


1 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 5. Dez. 2008, in Kraft seit 1. Jan. 2009 (AS 2008 6455).
2 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 13. Okt. 2010, in Kraft seit 1. Jan. 2011 (AS 2010 5013).
3 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 13. Okt. 2010, in Kraft seit 1. Jan. 2011 (AS 2010 5013).
4 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 5. Dez. 2008, in Kraft seit 1. Jan. 2009 (AS 2008 6455).
5 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 5. Dez. 2008 (AS 2008 6455). Fassung gemäss Ziff. I der V vom 21. März 2012, in Kraft seit 1. Mai 2012 (AS 2012 1599).

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