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3. Kapitel

Rechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

3. Abschnitt

Schutz von Personen- und Gesundheitsdaten


Grundsätze


Art. 27

1 Das Institut kann zum Zweck der Personalführung Datensammlungen mit Personen- und Gesundheitsdaten seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen.
2 Der Personaldienst und die Vorgesetzten des Instituts sind Inhaber der Datensammlungen.
3 Sie tragen die Verantwortung für die von ihnen bearbeiteten Daten.
4 Das Institut erlässt ein Reglement über die Datensammlungen.
5 Die Direktorin oder der Direktor führt die Liste der Datensammlungen des Instituts. Diese Liste wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Kenntnis gebracht.
6 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder die Personalverbände, die sie vertreten, werden vor der Einführung oder der Änderung einer Datensammlung angehört.

Auskunftsrecht und Datenberichtigung


Art. 28

1 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können über die Daten Auskunft verlangen, die über sie in einer bestimmten Datensammlung enthalten sind. Die Auskunft wird kostenlos erteilt.
2 Sie können schriftlich Dritte ermächtigen, ihr Dossier einzusehen oder Auskünfte über Daten, die über sie bearbeitet werden, einzuholen.
3 Ergibt sich, dass Daten unrichtig oder unvollständig sind oder dass sie dem Zweck der Bearbeitung nicht entsprechen, so müssen die Inhaber der Datensammlung sie umgehend berichtigen oder vernichten.
4 Die Bestimmungen der Datenschutzgesetzgebung über das Auskunftsrecht bleiben vorbehalten.

Veröffentlichung und Weitergabe von Daten


Art. 29

1 Daten aus der Privatsphäre einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters dürfen im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett nur veröffentlicht werden, wenn eine schriftliche Zustimmung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters vorliegt.
2 An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, an Bank- und Kreditinstitute oder an Vermieterinnen und Vermieter dürfen Daten nur mit schriftlicher Zustimmung der betreffenden Mitarbeiterin oder des betreffenden Mitarbeiters weitergegeben werden. Die Zustimmung gilt als gegeben, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Institut als Referenz zur Auskunftserteilung bezeichnet hat.
3 Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für den Zweck der Anfrage notwendige Information.

Bearbeitungsgrundsätze


Art. 30

1 Der Personaldienst bearbeitet die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Daten, insbesondere Informationen aus den Bewerbungsunterlagen, dem Arbeitsvertrag, der Stellenbeschreibung und den Personalbeurteilungsformularen, sowie die auf einer Personalbeurteilung beruhenden Entscheide, die Abwesenheiten, die Arztzeugnisse, die Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Abklärungstests zur Potenzialerfassung und die Auszüge aus öffentlichen Registern.
2 Die Vorgesetzten bearbeiten die zur Erfüllung ihrer Beurteilungsaufgaben notwendigen Daten, insbesondere die Personalbeurteilungsformulare und die Daten zu Lohnanpassungen, die auf Grund individueller Leistung vorgenommen werden.
3 Persönlichkeitstests oder Abklärungstests zur Potenzialerfassung, die der Einschätzung der Fähigkeiten sowie des beruflichen und persönlichen Potenzials der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dienen, dürfen nur mit deren Einwilligung durchgeführt werden.
4 Für die Aufbewahrung der Daten gelten folgende Fristen:
a. für die allgemeinen Personaldossiers: zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
b. für Daten über Sozialmassnahmen, administrative, betreibungs- und strafrechtliche Massnahmen: fünf Jahre nach Umsetzung der Massnahme;
c. für Persönlichkeitsprofile: fünf Jahre nach Erhebung der Daten, wenn die betroffene Person nicht einer längeren Aufbewahrungsfrist schriftlich zugestimmt hat.
5 In begründeten Einzelfällen kann der Institutsrat auf Antrag der zuständigen Stelle die Fristen nach Absatz 4 verlängern.
6 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nach Artikel 21 des Datenschutzgesetzes vom 19. Juni 19921 (DSG) zu verfahren.
7 Daten von nicht berücksichtigten Stellenbewerberinnen und Stellenbewerbern werden mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens ohne anders lautende Vereinbarung nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückgesandt. Sie können länger aufbewahrt werden, wenn sie für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungsgesetzes vom 24. März 19952 benötigt werden.

Datenzugriff im Abrufverfahren


Art. 31

Mit Ausnahme von besonders schützenswerten Personendaten im Sinne von Artikel 3 Buchstabe c DSG3 und von Persönlichkeitsprofilen nach Artikel 3 Buchstabe d DSG kann der Datenzugriff im Abrufverfahren vorgesehen werden für:
a. die Zentrale Ausgleichsstelle der Alters- und Hinterlassenenversicherung zwecks Aktualisierung der individuellen Konten;
b. die Eidgenössische Finanzverwaltung zwecks Tilgung der Hypothekardarlehen, die das Personal bei ihr aufgenommen hat;
c. die Pensionskasse des Bundes zwecks Aktualisierung der individuellen Konten des Personals.

Datensicherheit


Art. 32

1 Die in Papierform gesammelten Daten sind unter Verschluss zu halten.
2 Das Institut legt die Sicherheitsmassnahmen für die elektronischen Datensammlungen fest.

Gesundheitsdaten


Art. 33

1 Die medizinischen Akten enthalten den Anstellungsfragebogen, die Arztberichte und -zeugnisse sowie die Beurteilungen des ärztlichen Dienstes, die für die Eignungsbeurteilung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Anstellung und während des Arbeitsverhältnisses notwendig sind. Die medizinischen Akten werden beim ärztlichen Dienst aufbewahrt.
2 Die medizinischen Akten werden in Papierform gesammelt.
3 Zur Fakturierung oder im Hinblick auf die Erhebung statistischer Daten können die dafür nötigen Daten, beispielsweise der Name der angestellten Person, in automatisierter Form bearbeitet werden. Das automatisierte Bearbeitungssystem medizinischer Daten muss ein geschlossenes System sein; es darf an kein anderes elektronisches Datenverarbeitungssystem angeschlossen sein.
4 Dem Personaldienst wird nur die Beurteilung des ärztlichen Dienstes weitergegeben. Der Inhalt der medizinischen Akten wird dem Personaldienst oder Dritten nur dann weitergegeben, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung erteilt hat. Der Institutsrat kann die Ermächtigung zur Weitergabe von Gesundheitsdaten erteilen, wenn keine Zustimmung der betroffenen Person vorliegt.


1 SR 235.1
2 SR 151.1
3 SR 235.1

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