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Verordnung des METAS über sein Personal
8. Abschnitt

Datenbearbeitung


Grundsätze


Art. 53

1 Das METAS kann zum Zweck der Personalführung Datensammlungen mit Personendaten seiner Mitarbeitenden führen.
2 Es ist Inhaber der Datensammlungen.
3 Es trägt die Verantwortung für die von ihm bearbeiteten Daten.
4 Die Geschäftsleitung führt die Liste der Datensammlungen. Diese Liste wird den Mitarbeitenden zur Kenntnis gebracht.
5 Die Mitarbeitenden werden vor der Einführung oder der Änderung einer Datensammlung angehört.

Auskunftsrecht und Datenberichtigung


Art. 54

1 Die Mitarbeitenden können über die Daten, die über sie in einer bestimmten Datensammlung enthalten sind, Auskunft verlangen. Diese wird kostenlos erteilt.
2 Die Mitarbeitenden können schriftlich Dritte ermächtigen, über sie gesammelte Daten einzusehen oder darüber Auskunft einzuholen.
3 Ergibt sich, dass Daten unrichtig oder unvollständig sind oder dass sie dem Zweck der Bearbeitung nicht entsprechen, so muss der Inhaber der Datensammlung sie umgehend berichtigen oder vernichten.

Veröffentlichung und Weitergabe von Daten


Art. 55

1 Daten aus der Privatsphäre von Mitarbeitenden dürfen im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett nur veröffentlicht werden, wenn eine schriftliche Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden vorliegt.
2 An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, an Bank- und Kreditinstitute oder an Vermieterinnen und Vermieter, dürfen Daten nur mit schriftlicher Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden weitergegeben werden. Die Zustimmung gilt als gegeben, wenn die Mitarbeitenden das METAS als Referenz zur Auskunftserteilung bezeichnet haben.
3 Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für ihren Zweck notwendige Information.

Datenbearbeitung


Art. 56

1 Der Bereich Personal bearbeitet die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Daten, insbesondere Informationen aus den Bewerbungsunterlagen, dem Arbeitsvertrag, der Stellenbeschreibung und den Personalgesprächsformularen, sowie die auf einem Personalgespräch beruhenden Entscheide, die Abwesenheiten, die Arztzeugnisse, die Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Abklärungstests zur Potenzialerfassung sowie die Auszüge aus öffentlichen Registern.
2 Die Vorgesetzten bearbeiten die zur Erfüllung ihrer Führungsaufgaben notwendigen Daten, insbesondere die Personalgesprächsformulare und die Daten zu Lohnmassnahmen, die aufgrund individueller Leistung vorgenommen werden.
3 Persönlichkeitstests oder Abklärungstests zur Potenzialerfassung, die der Einschätzung der Fähigkeiten sowie des beruflichen und des persönlichen Potenzials der Mitarbeitenden dienen, dürfen nur mit deren Einwilligung durchgeführt werden.
4 Die Mitarbeitenden müssen zuvor über den Zweck des Tests sowie über die Verwendung der Ergebnisse und den Personenkreis, der über die Testresultate in Kenntnis gesetzt wird, informiert werden.

Aufbewahrungsfristen


Art. 57

1 Für die Aufbewahrung der Daten gelten folgende Fristen:
a. für die allgemeinen Personaldossiers: zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
b. für Daten über Sozialmassnahmen, administrative, betreibungs- und strafrechtliche Massnahmen: fünf Jahre nach Umsetzung der Massnahme;
c. für Persönlichkeitsprofile: fünf Jahre nach Erhebung der Daten, wenn die betroffene Person nicht einer längeren Aufbewahrungsfrist schriftlich zugestimmt hat;
d. für die Ergebnisse von Persönlichkeits- oder Abklärungstests zur Potenzialerfassung: fünf Jahre nach dem Test.
2 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nach Artikel 21 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19921 über den Datenschutz (DSG) zu verfahren.
3 Daten von nicht berücksichtigten Stellenbewerberinnen und Stellenbewerbern werden mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens innerhalb von drei Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückgesandt; vorbehalten bleiben anderslautende Vereinbarungen mit Stellenbewerberinnen und Stellenbewerbern. Die Daten können länger aufbewahrt werden, wenn sie für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungsgesetzes vom 24. März 19952 benötigt werden.

In Papierform gesammelte Daten


Art. 58

Die in Papierform gesammelten Daten sind unter Verschluss zu halten.

Personalinformationssystem


Art. 59

1 Das METAS betreibt ein eigenes Personalinformationssystem, das Daten über die Mitarbeitenden und ehemaligen Mitarbeitenden des METAS enthält. Gestützt auf Artikel 16 der Verordnung vom 14. Juni 19933 zum Bundesgesetz über den Datenschutz hat das METAS diese Datensammlung dem eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten gemeldet.
2 Das Personalinformationssystem dient folgenden Zwecken:
a. die Daten über die Mitarbeitenden zentral zu verwalten und einheitlich zu bewirtschaften;
b. die Lohndaten zu bearbeiten und Evaluationen, Budgetsimulationen und Personalkostenplanungen durchzuführen;
c. die Verwaltung der Personaldaten in das Finanz- und Rechnungswesen zu integrieren;
d. im Einvernehmen mit den Mitarbeitenden Daten zu verwalten, die für die Managemententwicklung relevant sind.
3 Der Bereich Personal führt und pflegt das Personalinformationssystem.
4 Die zuständigen Mitarbeitenden des Bereichs Personal haben Zugriff auf die Daten des Personalinformationssystems und dürfen sie bearbeiten.

Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten im Personalinformationssystem


Art. 60

Im Personalinformationssystem können folgende besonders schützenswerte Personendaten der Mitarbeitenden bearbeitet werden:
a. Arztzeugnisse;
b. Schlussfolgerungen aus ärztlichen Feststellungen der Vertrauensärztin oder des Vertrauensarztes des METAS;
c. Dauer der Absenzen infolge Krankheit und Unfall;
d. Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen sowie die auf einer Beurteilung beruhenden Entscheide;
e. Verhaltens- und Fachkompetenzen;
f. Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Potenzialbeurteilungen;
g. Referenzen;
h. grafologische Gutachten;
i. öffentliche Ämter und Nebenbeschäftigungen;
j. Verfahrensakten und Entscheide betreffend Disziplinaruntersuchungen;
k. Beschlüsse betreffend Lohnpfändungen;
l. IV-Anmeldungen und Unfallmeldungen;
m. Entscheide der IV-Stelle, der SUVA und der Militarversicherung;
n. Verfügungen der Fachstelle für Personensicherheitsprüfung;
o. Auszüge aus Gerichtsurteilen zwecks Festlegung der Anspruchsberechtigung für Familienzulagen;
p. Arbeitszeugnisse.

Datenzugriff im Abrufverfahren


Art. 61

Das METAS kann mit Ausnahme von besonders schützenswerten Personendaten im Sinne von Artikel 3 Buchstabe c DSG4 und von Persönlichkeitsprofilen nach Artikel 3 Buchstabe d DSG Datenzugriff im Abrufverfahren gewähren für:
a. die Zentrale Ausgleichsstelle der Alters- und Hinterlassenenversicherung zwecks Aktualisierung der individuellen Konten;
b. die Pensionskasse des Bundes PUBLICA zwecks Aktualisierung der individuellen Konten des Personals;
c. das Finanzinstitut des METAS zwecks Überweisung der Löhne des Personals.

Medizinische Akten


Art. 62

1 Die medizinischen Akten enthalten die Untersuchungsergebnisse und die Beurteilungen der Vertrauensärztin oder des Vertrauensarztes des METAS, die für die Eignungsbeurteilung der Mitarbeitenden während des Arbeitsverhältnisses oder im Zusammenhang mit der Lohnfortzahlungspflicht nach Artikel 46 notwendig sind. Die medizinischen Akten werden bei der Vertrauensärztin oder beim Vertrauensarzt aufbewahrt.
2 Die Gesundheitsdaten werden in Papierform gesammelt. Zur Fakturierung oder im Hinblick auf die Erhebung statistischer Daten können die dafür nötigen Daten, beispielsweise der Name der angestellten Person, in automatisierter Form bearbeitet werden. Das automatisierte System zur Bearbeitung medizinischer Daten muss ein geschlossenes System sein; es darf an kein anderes elektronisches Datenverarbeitungssystem angeschlossen sein.
3 Das Auskunftsrecht der Mitarbeitenden richtet sich nach Artikel 54. Ist die Vertrauensärztin oder der Vertrauensarzt des METAS der Auffassung, der Inhalt der medizinischen Akten könnte der betroffenen Mitarbeiterin oder dem betroffenen Mitarbeiter schaden, so können die darin enthaltenen Daten der Vertrauensärztin oder dem Vertrauensarzt mitgeteilt werden, die oder der von der betroffenen Person bezeichnet worden ist.
4 Dem Bereich Personal wird nur die Beurteilung der Vertrauensärztin oder des Vertrauensarztes des METAS weitergegeben. Die Vertrauensärztin oder der Vertrauensarzt gibt den Inhalt der medizinischen Akten dem Bereich Personal oder Dritten nur dann weiter, wenn die betroffene Person ihre schriftliche Einwilligung erteilt hat. Die Ermächtigung zur Weitergabe von Gesundheitsdaten ohne Zustimmung der betroffenen Person im Rahmen von Artikel 28 Absätze 3 und 4 BPG5 obliegt der Geschäftsleitung.


1 SR 235.1
2 SR 151.1
3 SR 235.11
4 SR 235.1
5 SR 172.220.1

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